Budżet domowy - praktyczne kroki i gotowe narzędzie. 14

Jedną z podstawowych cech odróżniających milionerów ( a precyzyjniej dla mnie są to osoby, które zaoszczędziły przynajmniej milion) od osób, które nie mają pieniędzy jest to, że prowadzą one budżet domowy. Zasada jest prosta. Chcesz być bogaty – musisz być gospodarny. Gospodarność zaś idzie bardzo w parze z prowadzeniem budżetu. Musisz wiedzieć ile pieniędzy ( i na co) wydajesz, a ile Ci zostaje.

Co to jest budżet domowy?

Wiem, wiem – to retoryczne pytanie… Może nawet na pierwszy rzut oka wydaje Ci się „dziecinnie proste” 😉 …

Budżet domowy to jednak coś więcej niż spis wydatków. To przede wszystkim plan oszczędności i wydatków oraz narzędzie, które „jednym rzutem oka” daje Ci ogląd Twojej sytuacji finansowej i stanu „gotówki”.

Jest wiele możliwości i sposobów, aby planować oraz kontrolować swoje finanse. Możesz różne „procenty” dochodów alokować na konkretne „linie” wydatkowe i oszczędnościowe; możesz przeznaczać konkretne kwoty; możesz robić to w zeszycie, w jednej z dostępnych aplikacji lub skoroszycie programu kalkulacyjnego… to w jakim narzędziu będziesz to robić lub jaką „filozofię budżetowania” przyjmiesz ma jednak znaczenie drugorzędne. Jeśli chcesz się bogacić – najważniejsze jest to, aby zacząć prowadzić budżet domowy… i robić to regularnie. Budżet domowy ma być dla Ciebie narzędziem do osiągnięcia Twoich celów finansowych. Ma Ci pomagać gospodarnie rządzić się Twoją kasą!

Prowadzenia budżetu domowego nie należy jednak „przeintelektualizować”. Ważniejsze jest, aby zacząć go prowadzić i robić to regularnie a nie perfekcyjne „zaplanowanie” czy przypisanie wszystkich wydatków do najwłaściwszych kategorii. Prowadzenie budżetu to proces – uczysz się najlepszego dla Ciebie sposobu jego robienia właśnie w trakcie prowadzenia takiego budżetu.

Zrobione jest lepsze od idealnego! Po prostu zacznij prowadzić swój budżet tak, jak na dziś najlepiej potrafisz to zrobić. Analizuj błędy i usprawniaj ten proces w trakcie dając sobie właśnie przestrzeń na potknięcia. Krzywa uczenia w końcu zadziała, a najwięcej nauczysz się i dowiesz o swoich finansach właśnie przez praktykę. Także zacznij już dziś! Nawet od zwykłego spisywania wszystkich wydatków na początek… a dopiero w kolejnym miesiącu pokuś się o zaplanowanie budżetu – mając już jakieś liczby z poprzedniego miesiąca. Nie komplikuj spraw na starcie! Zacznij i krok po kroku idź dalej!

Budżet domowy i ja 🙂

Korzystam od lat z programu Excel i w nim przygotowuję sobie arkusz kalkulacyjny. Robię to akurat w tym narzędziu bo pozwala mi ono elastycznie analizować grupy wydatków, dokonywać szybkich modyfikacji, łatwo badać trendy, porównywać dane między latami, miesiącami itp. Znając Excel’a zwyczajnie dość szybko i sprawnie mogę w dowolnym przekroju „kroić i analizować” dane. Choć z upływem czasu zrobiłam się „wygodna i leniwa” i nie chce mi się tego robić „ręcznie” w każdym kolejnym miesiącu. Dlatego na przestrzeni czasu „automatyzuję’ i usprawniam w nim funkcjonalności. Usprawniam po to, aby prosto i szybko mieć potrzebny ogląd sytuacji.

Do zewnętrznych aplikacji mam nadal „opór”. Głównie ze względu na bezpieczeństwo danych jakie tam zamieszczam. Sami z siebie producenci takich aplikacji nie zamieszczają zbyt wielu informacji o tym w jaki sposób są gromadzone i zabezpieczane dane, a mi jakoś nigdy nie starczyło motywacji, aby samej dociekać. Pewnie też dlatego, że Excel spełnia moje podstawowe oczekiwania i daje mi właśnie dużą elastyczność w analizie.

Prowadzę budżet domowy od „nastu lat”. Początki, pewnie jak u wielu osób, były takie, że był to głownie spis wydatków. Z czasem okazało się jednak, że to nie wystarcza… Samo spisywanie wydatków daje może świadomość tego ile pieniędzy „przepływa” nam przez ręce i portfel, ale nie sprawia, że pomnażamy się oszczędności.

Moje doświadczenie jest takie, że jeśli tylko spisujemy wydatki, a nie planujemy budżet, łatwo jest szczególnie w sytuacji dodatkowych dochodów nadal wydawać wszystko. Zwyczajnie dopuszczać do wypływu wszystkich pieniędzy z portfela. Mamy wtedy złudne poczucie kontroli – bo przecież spisuję wydatki tylko to „życie jest takie drogie”. Jest to więc w dłuższej perspektywie droga prowadząca donikąd. W ten sposób nie zbudujesz wolności finansowej.

… Ale, ale! Nie zniechęcaj się! Piszę to po to, aby dać Ci obraz sytuacji. Od czegoś trzeba zacząć, popełnianie błędów jest naturalną częścią procesu uczenia się. Na dziś niech nie będzie Twoją wymówką „ Nie zaplanuję teraz budżetu, bo nie znam swoich kosztów. Bez planowania rezultaty będą marne, więc bez sensu jest zaczynać 😉 ”. Zacznij właśnie choćby od spisywania wydatków, miesiąc potem przyjdzie czas na planowanie, a w kolejnych miesiącach na usprawnianie procesu budżetowania.

Od początku istnienia bloga, w narzędziach jest dostępny arkusz do prowadzenia miesięcznego budżetu domowego. Dostaję sporo mailowych zapytań – o to jak go wypełniać i jaki jest mój sposób na budżet domowy. Nadszedł więc czas na artykuł 🙂

Będzie on raczej krótkim podsumowaniem mojego sposobu „budżetowania” oraz podpowiedzi jak radzić sobie z moim arkuszem. O budżecie domowym, sposobach jego prowadzenia zależnie od sytuacji finansowej, modelu rodziny (wspólnota / rozdzielność majątkowa, małżeństwo, luźny związek, dzieci, bez dzieci…), celów finansowych można napisać książkę. Ten artykuł nie wyczerpie wszystkich możliwych opcji i tematów związanych z prowadzeniem budżetu domowego… Ale mam nadzieję, będzie pomocny aby zacząć… A resztę tematów, z czasem poruszę w kolejnych artykułach.

Budżet domowy – od czego zacząć ? Jak przejąć kontrolę nad domowymi finansami?

Podstawowy krok to zawsze przyjęcie pełnej odpowiedzialności za swoje finanse! To zmiana podejścia z „…to życie tyle kosztuje, wszystko takie drogie…” na podejście „to ja wydaję tyle pieniędzy na swoje potrzeby”. Kolejny krok w tej drodze to właśnie pomysł na budżet domowy. Plan oszczędności i wydatków oraz uczciwy zapis właśnie wszystkich ponoszonych wydatków. Tylko tyle… a może raczej „aż tyle” ;).

Moje doświadczenie na dzień dzisiejszy mówi mi też, że nie ma jednego „perfekcyjnego” sposobu prowadzenia takiego budżetu. Dlaczego? Bo sytuacje życiowe się zmieniają, bo inaczej taki budżet wygląda jak się jest singlem, inaczej jak się jest w związku, inaczej jak pojawiają się dzieci, inaczej trochę jak mamy stałe regularne dochody, inaczej jak jesteśmy „wolnymi strzelcami”. Chodzi jednak o to, aby szukać takiego sposobu prowadzenia budżetu, który jest dostosowany właśnie do Twojej sytuacji i potrzeb. Sposobu, który da Ci:

Obraz faktycznych przepływów gotówkowych i stanu gotówki
Jednym „rzutem oka” pozwoli ocenić „jak stoję” z planem vs. wydatki
Pozwoli skutecznie i szybko analizować wydatki i dokonywać cięć ( jeśli budżet się „nie spina” )
Będzie pokazywał stan oszczędności z podziałem na poszczególne „fundusze”
Da przewidywalność sytuacji finansowej

Dziś chciałam podzielić, się z Tobą sposobem, który służy mi obecnie do planowania i zarządzania moim budżetem domowym według tych 5 zasad.

Co znajdziesz w moim arkuszu Excel do prowadzenia budżetu domowego?

W załączeniu do tego artykuły znajdziesz PDF ze zrzutem ekranów z mojego arkusza Excel (.xlsx) do prowadzenia miesięcznego budżetu domowego. Po zapisaniu się na mój newsletter, w zestawie bezpłatnych narzędzi możesz pobrać darmowy arkusz Excel do wypełniania. Możesz podejrzeć jak on wygląda właśnie w zrzucie PDF i nie brać „kota w worku” 😉

Dzięki temu kalkulatorowi zaplanujesz i opanujesz swój rodzinny budżet.

Zawiera on formuły i jest częściowo zablokowany. Jeśli chcesz, aby działał poprawnie nie modyfikuj pól z formułami. Modyfikuj i wpisuj dane jedynie w ZAZNACZONYCH ZIELONYCH POLACH w arkuszu, a reszta parametrów policzy się automatycznie. Ma on też rozwijalną listę, która pozwoli Ci przyporządkować wydatki do konkretnych kategorii kosztowych.

To co ja szczególnie lubię w tym arkuszu to wbudowany system świateł ostrzegawczych ( czerwone, żółte, zielone). Światła te zaświecą się w przypadku odchyleń w różnicy pomiędzy planowanymi wydatkami oraz wydatkami rzeczywistymi. Zielone co do zasady będzie kiedy wydatki są mniejsze niż plan, żółte kiedy wydatki są zgodne z planem, a czerwone kiedy wydatki zaczynają przekraczać plan.

Drugi taki system świateł jest wpisany w kolumnę procentu realizacji budżetu. Tu światło zielone zaświeci się kiedy mamy realizację budżetu na poziomie do 80%. Kiedy zbliżamy się do realizacji budżetu i osiągamy 80% zaświeci się światło żółte ( to sygnał ostrzegawczy w trakcie miesiąca, że budżet zaraz zostanie „skonsumowany”). Czerwone światło pojawia się wszędzie tam gdzie przekroczone zostaje 100% planu budżetowego. Oczywiście światła są ustawione „odwrotnie” w przypadku oszczędności. Tu przekroczenie planu i zaoszczędzenie więcej jest mile widziane 😉

Dzięki takiemu systemowi świateł wystarczy jeden rzut oka, aby szybko ocenić jak wygląda Twoja bieżąca sytuacja finansowa.

Teraz, krok po kroku zaplanujesz swój budżet domowy!

Krok 1: Określ swoje przychody (zakładka „Bieżący suma”).

Najlepiej jest opierać się na gotówce jaką masz do dyspozycji na początku miesiąca. Najczęściej będzie to pensja, która wpływa Ci na konto za poprzedni miesiąc, czasami powiększona o dodatkowy bonus czy płatności za zlecenia itp. Jeśli spodziewasz się dodatkowej gotówki w trakcie miesiąca możesz ją również zaplanować. Moja zasada jest jednak taka, że nie wydaje pieniędzy, których nie mam jeszcze na koncie. Ja staram się w takiej sytuacji zmieścić z wydatkami w kwocie jaką mam do dyspozycji na dziś, a ewentualne dodatkowe dochody najlepiej zaoszczędzić jak wpłyną na konto.

Przychody wpisujesz w zakładce pierwszej : „Bieżący suma” w jasno-zielone pola. Są to jedyne dane, jakie wprowadzasz w tą zakładkę. Reszta pól zawiera formuły, które policzą się automatycznie. Faktycznie posiadane pieniądze ( np. pensja, która wpłynęła na konto) zapisujesz w kolumnie „Rzeczywiste”.

Krok 2: Zaplanuj wydatki stałe i „jednorazowe” wydatki tego miesiąca (zakładka „Przewidywane Wydatki”).

Tu spisujesz najpierw listę wszystkich wydatków stałych jakie ponosisz co miesiąc. Są to na przykład : opłaty za mieszkanie, opłaty za konsumpcje mediów (prąd / gaz), jedzenie, auto, bilety miesięczne, raty kredytów, wszelkie „abonamenty” – telefon, telewizja, Internet. Jeśli systematycznie oszczędzasz i odkładasz pieniądze to z perspektywy przepływu Twojej gotówki jest to również wydatek / koszt. Dopisz również tego typu oszczędności na listę.

W arkuszu znajdziesz podział na „Podstawowe” oraz „Dodatkowe”. Te 2 pozycje w planowaniu pozwalają Ci dokonać podziału Twoich potrzeb. Podstawowe to takie, które absolutnie musisz ponosić. Dodatkowe – to takie, które są bardziej Twoimi „zachciankami”, takie, które w razie potrzeby będzie można łatwo „ciąć” i z których możesz ewentualnie łatwo zrezygnować. Suma w kolumnie „Przewidywane” policzy się automatycznie.

Na koniec przypisz swoje wydatki do odpowiedniej grupy wydatków – wybierasz jedną z pozycji z rozwijalnej listy. Zrobione ? Wydatki stałe zaplanowane.

Czas na wydatki, które ponosisz tylko w tym miesiącu czyli pewnego rodzaju wydatki jednorazowe. Są to takie, o których wiesz na początku danego miesiąca, a ponosisz je tylko w tym miesiącu. Może być to zakup jakiś ubrań, podręczników, szkolenia, kosmetyków albo przegląd auta. Podobnie jak w przypadku wydatków stałych dokonujesz podziału na „Podstawowe” oraz „Dodatkowe” potrzeby, a suma policzy się automatycznie. Dokonujesz również przyporządkowania wydatków do grupy wydatków ( wybierasz pozycje z rozwijalnej listy).

Po wprowadzeniu tych danych w arkuszu „Bieżący suma” zobaczysz sumę planu swoich wydatków z podziałem na grupy wydatków ( Wydatki miesięczne / kolumna „Przewidywane”)

Krok 3: Zaplanuj rezerwę na istotne wydatki „roczne” (zakładka „Rezerwa Roczne Wydatki”)

Są to takie wydatki, które ponosisz raz w roku, lub kilka razy w roku i ich kwoty są istotne z punktu widzenia Twojego budżetu domowego. Mogą to być różnego rodzaju roczne ubezpieczenia, przeglądy i naprawy auta, remonty w domu, urodziny i święta (organizacja i prezenty), szkolenia, wyjazdy wakacyjne. Planujesz tu całkowite koszty roczne tych wydatków.

Tu również dokonujesz podziału na „Podstawowe” i „Dodatkowe” potrzeby. Suma policzy się automatycznie. W nagłówku suma rocznej rezerwy jest podzielona na 10 co daje kwotę jaką co miesiąc musisz odkładać aby pokryć swoje roczne wydatki. Zbierane w ten sposób pieniądze pozwolą Ci pokryć „minusy” jakie mogą się pojawić w twoich miesięcznych przepływach gotówki. Dzielenie rocznych wydatków przez 10 jest oczywiście podejściem konserwatywnym. Pozwala ono jednak na odłożenie większej kwoty, która może zawsze się przydać na wydatki, których jednak nie przewidzieliśmy. Może też powiększyć Twoje oszczędności. Kwotę miesięcznej rezerwy przepisujesz w arkusz „Przewidywane Wydatki”, wybierasz kategorie „Rezerwa Roczne wydatki” – bo jest to Twój miesięczny koszt jaki będziesz ponosić.

Oczywiście takie proste podzielenie przez 10 działa głównie w sytuacji, kiedy masz już oszczędności i masz z czego pokryć większe potrzeby gotówkowe. Jeśli nie masz jeszcze obecnie większej rezerwy gotówki na wydatki roczne to to rozwiązanie może nie być dla Ciebie dobre. Wtedy lepiej jest zaplanować wypływ gotówki w każdym z miesięcy i dokonać odpowiednich oszczędności.

Pomoże Ci w tym oddzielny załączony, również w narzędziach, arkusz Excel –„wydatki nieregularne plan gotówki”. Wpisujesz w nim wszystkie wydatki na jakie potrzebujesz utworzyć rezerwę roczną ( z podziałem na „Podstawowe” oraz „Dodatkowe”), wybierasz miesiąc w jakim planujesz ponieść dany wydatek. Arkusz automatycznie zliczy gotówkę jaką potrzebujesz w kolejnych miesiącach na pokrycie wydatków. Kwoty te musisz kolejno zaplanować w kolejnych miesiącach i przenieść do arkusza budżetu domowego jako rezerwa na wydatki roczne.

Krok 4 : Zaplanuj i kontroluj Oszczędności ( zakładka „Oszczędności”)

W tej zakładce możesz zaplanować i kontrolować stan Twoich oszczędności. Doświadczenie pokazuje, że oszczędzamy więcej jeśli mamy jasno sprecyzowane cele oszczędnościowe. Tu możesz dokonać podziału na co chcesz oszczędzać.

Zadbaj o swój fundusz awaryjny, fundusz wolności finansowej, może chcesz mieć dodatkową rezerwę na wydatki nieregularne / nieprzewidziane. Może chcesz wcześniej spłacić kredyty, a może zbierać na realizację swojego hobby czy marzenia. Tu wpisujesz stan swoich oszczędności na poszczególnych funduszach z poprzedniego miesiąca, przyrost jaki planujesz w danym miesiącu a następnie wpisujesz faktyczne kwoty jakie zaoszczędziłaś lub zaoszczędziłeś w danym miesiącu. Wszystkie sumy policzą się automatycznie a dane przeniosą na zakładkę „Bieżący suma”.

Jeśli masz wykonane poprzednie 3 kroki – to przechodząc do zakładki „Bieżący suma” w pozycji „Przepływ gotówkowy”, kolumna „Planowane” zobaczysz jaki jest Twój stan gotówki po zaplanowaniu przychodów i wydatków.

Krok 5: Zapisuj rzeczywiste wydatki ( zakładka „Transakcje”)

Tu wpisujesz wszystkie wydatki jakie ponosisz w danym miesiącu. Wpisujesz nazwę, sumę oraz przyporządkowujesz do danej kategorii wybierając pozycje z listy rozwijalnej.

Wszystkie wydatki automatycznie zsumują się w odpowiednich kategoriach w arkuszu z podsumowaniem („Bieżący suma”).

Obecnie różne aplikacje bankowe dają nam możliwość analizowania czy „zrzucania” danych, które można zaimportować do innych systemów. Ja jednak lubię dokonać trudu „przepisywania” na bieżąco i własnoręcznie wydatków. Daje mi to dodatkową kontrolę nad tym na co faktycznie w trakcie miesiąca wydaje pieniądze. Pozwala przepisując dany wydatek „zweryfikować” go od razu pod kątem planu, tego czy był konieczny, czy był może zachcianką. Takie „przepisywanie” pozwala mi „na szybko” lepiej rozumieć moje mechanizmy zakupowe. Czasami zidentyfikować i zapanować nad „autopilotem” zakupowym. Pozwala również, jeśli jest to konieczne, dokonać modyfikacji planu czy budżetu. Robię to co 2-3 dni i zajmuje mi dosłownie kilka minut. To pewnie też „najtrudniejsza” czynność w całym domowym budżetowaniu… dlatego że wymaga regularności i konsekwencji!

Krok 6: Analizuj na bieżąco swoją sytuację finansową ( zakładka „Bieżący suma”)

W tym arkuszu, w każdym momencie miesiąca widzisz podsumowanie swojej sytuacji finansowej.

Przepływy gotówkowe – pokazują jaka jest Twoja planowana versus rzeczywista sytuacja gotówkowa. Powie Ci to zwyczajnie, czy w bieżącym miesiącu wystarczy Ci gotówki na pokrycie wydatków.

Moje Oszczędności – pokażą Ci stan sumaryczny Twoich oszczędności

Moje Oszczędności % Przychodu – pokażą Ci jaki % twoich przychodów zaoszczędziłaś lub zaoszczędziłeś w danym miesiącu.

Przychód miesięczny – te dane wypełniałaś / wypełniałeś w pierwszym kroku. Widzisz tu przewidywane versus rzeczywiste przychody

Wydatki miesięczne – tu widzisz w podziale na kategorie Twoje planowane oraz rzeczywiste wydatki. Kolumna odchylenie pozwala Ci się zorientować jak wygląda Twoja obecna sytuacja w stosunku do planu jaki był. Światła „czerwone”, „żółte”, „zielone” szybko pokażą miejsca gdzie sytuacja zaczyna „wymykać” się spod kontroli. Kolumna „Oschylenie” pokazuje różnicę pomiędzy wydatkami planowanymi a rzeczywistymi. Kolumna % realizacji budżetu zawiera informacje na temat tego jaki % zaplanowanych wydatków został już skonsumowany

Kolumna udział % pokazuje jaki jest udział % danej grupy wydatków ( rzeczywistych) w całości twoich wydatków.

Krok 7: W kolejnym miesiącu wróć punkt 1!

To największy sekret budżetowania milionerów – robią to regularnie! Tak, budżet domowy wymaga ciągłego planowania w trakcie roku. Cześć danych / informacji oczywiście możesz przenosić z miesiąca na miesiąc, co ułatwia sprawę.

Rezerwę roczną, ja na przykład, planuję jeden raz w jednym miesiącu. Jeśli muszę w kolejnych miesiącach dokonać uzupełnienia listy wydatków – wracam do tego miesiąca w którym planowałam i uzupełniam tam. W ten sposób mam jedną listę rocznych wydatków w jednym miejscu. Jeśli kwota się zmieniła – to zwyczajnie w kolejnym miesiącu przepisuję nową kwotę w planie wydatków jako „rezerwa wydatki roczne” … albo wpisuje takie dodatkowe wydatki jako „nieprzewidziane wydatki” w planie oraz wykonaniu. Oczywiście wtedy muszę pamiętać w kolejnym roku, aby planując wydatki roczne wrócić do takiej listy „nieprzewidzianych wydatków”.

Wydatki roczne możesz planować w oddzielnym załączonym arkuszu „wydatki nieregularne plan gotówki”. Możesz również podejść do tego arkusza szerzej i zaplanować w nim wszystkie większe wydatki jednorazowe. Pamiętaj, że ważne jest, aby odpowiednio wcześniej, w bieżących budżetach miesięcznych, planować rezerwę gotówki, która będzie potrzebna. Tak jak pisałam na początku – według mnie nie ma jednego „uniwersalnego” sposobu budżetowania. To trochę tak, że różnymi drogami możesz dotrzeć do celu. Ważne jest, aby znaleźć taka drogę która jest dostosowana do Twojej sytuacji finansowej i pozwala efektywnie realizować Twoje cele finansowe.

Zawsze w kolejnych miesiącach analizuj, usprawniaj, weryfikuj, dostosowuj swój budżet domowy. Planowanie budżetu to proces ciągły, proces w którym z miesiąca na miesiąc uczysz się i poprawiasz trafność.

Jeszcze jedna szalenie ważna informacja! Naturalne jest, że plan i rzeczywistość raczej się „nie spotkają” w punkcie „zero”. W prowadzeniu budżetu domowego nie chodzi o „perfekcje”, chodzi raczej o dążenie do gospodarności, świadome i zdroworozsądkowe decyzje wydatkowe. Chodzi o realizację podstawowego równania finansów osobistych: ZAROBKI – WYDATKI = OSZCZĘDNOŚCI i o dążenie do realizacji Twoich planów finansowych. Perfekcja, czy zbytnie zastanawianie się nad tym „jak coś zaplanować” nie będzie Twoim sprzymierzeńcem. Nagrodą mają być przyrastające oszczędności a nie idealne zapisanie i policzenie wszystkiego. W tym przypadku zdecydowanie – zrobione jest lepsze od idealnego! A w kolejnych miesiącach masz przecież czas na dalsze usprawnianie, ulepszanie i uczenie się na błędach z poprzedniego miesiąca.

Także do dzieła! Zacznij dziś i się nie poddawaj!

Zapisz się na mój newsletter, pobierz darmowe arkusze Excel (.xlsx), zaplanuj swój budżet domowy i wykonaj pierwszy krok do budowania Twojej wolności finansowej.

A teraz pytanie do Ciebie…