Chcąc wiedzieć, kiedy finansowo opłaca się przejść na swoje trzeba liczyć. Dobrze liczyć. Znać swoje koszty, wiedzieć ile zapłacisz składek na ZUS czy NFZ jako przedsiębiorca, jaka skala podatkowa będzie dla Ciebie korzystniejsza, jakie ewentualnie poniesiesz dodatkowe koszty przejścia na swoje. Każdy startujący przedsiębiorca na etapie planowania biznesu powinien zadać sobie  właśnie to pytanie: „Jak obliczyć kiedy przejść na swoje?”

W poprzednim artykule opisywałam finansowe argumenty, które potrzebujesz rozważyć chcąc przejść na samozatrudnienie, albo chcąc po prostu wystartować z własnym biznesem. Podkreślałam też tam wielokrotnie, że zawsze warto solidnie to wszystko policzyć, aby mieć jasność co konkretnie dla Ciebie w wymiarze finansowym oznacza.

Dziś właśnie będziemy liczyć. Jako załącznik do tego artykułu, po zapisani się na mój newsletter możesz pobrać Excel, który pomoże Ci obliczyć kiedy opłaca Ci się przejść z etatu na prowadzenie własnej działalności. Jeśli obecnie nie pracujesz i chcesz otworzyć swoją firmę, to w kalkulatorze masz też opcje wstawienia dowolnej kwoty przychodu jaki planujesz uzyskać. Stąd myślę, że również dla Ciebie będzie on pomocny. Tu znajdziesz zrzut PDF kalkulatora jeśli chcesz zobaczyć wcześniej jak konkretnie wygląda kalkulator aby „nie brać kota w worku”.

Pamiętaj proszę, że Excel jest tylko narzędziem, które ma ułatwić Ci „matematyczne” dokonanie obliczeń. Jakie założenia przyjmiesz  – to już Twoja decyzja. Przeczytaj też proszę poprzedni artykuł: „Własna firma – kiedy się opłaca. Finansowe plusy i minusy samozatrudnienia”. Dlaczego? W nim znajdziesz przede wszystkim wyjaśnienia czym pod względem finansowym różni się praca „u kogoś” i praca „na swoim”. Jeśli obecnie nie pracujesz – to ten artykuł pomoże Ci zrozumieć czym jest przychód, koszty w firmie, co to jest dochód, o czym należy pamiętać wyceniając swoją pracę, co to jest mały zus, pełen zus, jakie są skale podatkowe….czyli podsumowując pozwoli Ci poznać wszelkie założenia potrzebne do poprawnego dokonania obliczeń.

Jak obliczyć kiedy przejść na swoje ?

Jaki wariant liczenia przyjmiesz zależy od Ciebie. Możesz na początku podejść konserwatywnie i dokonać wyliczeń bez uwzględniania kosztów przychodu (które pomniejszą podatek), możesz też liczyć od razu wszystko „co do złotówki” ustalając z księgowym co konkretnie i w jakiej kwocie możesz odliczyć.

Jeśli dopiero przymierzasz się do tematu zmiany etatu na samozatrudnienie lub zastanawiasz się nad otwarciem własnej działalności – to proponowałabym Ci najpierw szybkie policzenie najbardziej „konserwatywnego scenariusza”. Da Ci on w ogóle szacunkowy obraz sytuacji kiedy warto w Twoim przypadku taką „operacje przeprowadzać”. Dowiesz się jakiej wysokości koszty musisz utrzymywać (mniej więcej), aby opłacała Ci się własna działalność. Dowiesz się też jakie są sumarycznie koszty prowadzenia działalności związane z ZUS, NFZ czy podatkami, które jako przedsiębiorca musisz ponosić.

Jak liczyć konserwatywnie ? Możesz nie uwzględnić żadnych kosztów, które obniżą twoją podstawę opodatkowania, a w konsekwencji spowodują, że zapłacisz mniejszy podatek dochodowy. Otwarcie własnej działalności gospodarczej może (ale nie musi) wiązać się z dodatkowymi inwestycjami – gotówką, którą będzie trzeba wyłożyć aby zacząć. Mogą to być chociażby opłaty rejestrowe firmy. Trzeba także będzie prowadzić księgowość – jeśli nie będziesz tego robić samodzielnie, to trzeba zatrudnić i opłacić księgową. Jeśli nie będziesz pracować z domu, być może trzeba zapłacić za jakieś biuro… Jeśli chcesz dokonać konserwatywnych, ale także dokładnych obliczeń – zastanów się też jakie dodatkowe koszty (jednorazowe lub regularne), których nie ponosisz na dziś w budżecie domowym trzeba będzie opłacić. … i uwzględnij je w swoim planie „zapotrzebowania” dodatkowej gotówki.

Według mnie najpierw warto zrobić sobie taki szybki „test” najbardziej konserwatywnego wyliczenia i dopiero potem zaangażować czas i środki w „liczenie co do złotówki”, ustalanie jakie koszty dokładnie będzie można odliczyć . Taki „test” daje szybki obraz sytuacji podstawowych obciążeń jakie ponosi każdy przedsiębiorca.

Jak policzyć dobrze swoją „cenę” za usługi ?

Poniżej znajdziesz krótkie podsumowanie i przypomnienie najważniejszych punktów z poprzedniego artykułu o których według mnie warto pamiętać chcąc dokonać obliczeń i ustalić jaka powinna być „cena za twoje usługi” na samozatrudnieniu:

  • Porównując etat versus samozatrudnienie – patrz na liczby roczne ( choćby ze względu na wspomniane w poprzednim artykule oraz poniżej urlopy i choroby). Jeśli obecnie nie pracujesz i biznes jaki planujesz jest bardziej sezonowy – dokonanie obliczeń właśnie na danych rocznych da Ci lepszy ogląd ile musisz zarobić „ w sezonie”, aby pokryć obowiązkowe koszty – w tym ZUS, NFZ, podatki.
  • Twoja pensja brutto to nie jest całkowity koszt jaki ponosi Twój pracodawca. To zwiększa Twoje możliwości negocjacyjne.
  • Pamiętaj o urlopach – na samozatrudnieniu jeśli chcesz mieć płatne „dni wolne” – musisz to uwzględnić w cenie za swoje usługi w miesiącach w jakich je świadczysz
  • Pamiętaj o chorobach – jeśli Twoja pensja na etacie jest wysoka a nawet zdecydujesz się na opłacenie składki chorobowej – dostaniesz niższy zasiłek chorobowy.
  • Pamiętaj o kosztach działalności, które możesz odliczyć od przychodu i pomniejszą one podatek dochodowy do zapłaty. Jako przedsiębiorca masz możliwość odliczania takich kosztów swojej działalności.
  • Pamiętaj o dodatkowej gotówce na koszty działalności. Przechodząc na samozatrudnienie może się okazać, że musisz ponieść jednorazowe koszty samego zaczęcia działalności (np. założenie biura w domu, sprzęt biurowy, elektroniczny), albo będziesz ponosić dodatkowe koszty regularnie – np. wynajmu biura, opłat za licencje komputerowe, wynagrodzenie dla księgowego / księgowej… Tak, zgadza się, z punktu widzenia podatkowego – pomniejszą one Twoją podstawę opodatkowania. Zapłacisz mniejszy podatek… ale jeśli są to koszty, których do tej pory nie było w Twoim budżecie domowym – to musisz na nie wyłożyć dodatkową gotówkę. Niektóre z nich poniesiesz tylko raz na „starcie”, inne będziesz ponosić regularnie przez kolejne miesiące czy lata.
  • Pamiętaj o delegacjach / wyjazdach służbowych – jeśli Twoje praca wiązała się z wieloma wyjazdami służbowymi to jako samozatrudniony te koszty będziesz pokrywał sam. Pamiętaj, aby uwzględnić je w Twoje cenie lub umówić się na refakturowanie. Podobnie jest z kosztami szkoleń, konferencji itp..
  • Pamiętaj o ustaleniu terminu i zasadach rozwiązania umowy o współpracy. Jest to też coś, co możesz próbować uwzględnić w swojej cenie, jeśli dłuższe terminy wypowiedzenia będą trudne do wynegocjowania.

Ok, teraz jak masz już  „z tyłu głowy” o czym potrzebujesz pamiętać robiąc swoje założenia do obliczeń wróćmy do naszego głównego pytania 🙂

Własna firma – jak obliczyć kiedy przejść na swoje?

Odpowiedź na to pytanie zależy od wielu czynników: ile zarabiasz, ile wydajesz, ile „oddajesz państwu”.

Inaczej jest jak zarabiasz obecnie 2000, 3000, 4000 brutto miesięcznie a inaczej jak 7000. Inaczej jeśli nawet zarabiasz mniej, ale będziesz mieć wysokie koszty, które pomniejszą twój podatek, a na dodatek są to koszty, które obecnie ponosisz w swoim budżecie domowym.

Inaczej jest jeśli planujesz zarabiać nawet dużo, dużo więcej, ale będzie trzeba ponieść na start, lub ponosić regularnie wysokie nowe koszty – takie, których na dziś nie masz w swoim budżecie domowym … i jeszcze na przykład okaże się, że nie możesz ich w całości ( lub w ogóle) z jakiś przyczyn odliczyć od przychodu.

Inaczej czasami wygląda sytuacja jak przez pierwsze 2 lata działalności możesz korzystać z „małego ZUS’u”, inaczej jeśli wybierasz opodatkowanie podatkiem liniowym, inaczej jeśli na zasadach ogólnych.

Także wierz mi… Odpowiedź na pytanie: „własna firma – kiedy się opłaca ?” brzmi: ZALEŻY. Potrzebujesz policzyć swoją konkretną sytuację, korzystając z założeń jakie masz w biznes planie dla swojego konkretnego biznesu.

Co zrobisz w moim arkuszu Excel ?

W moim arkuszu dokonasz obliczeń dla małego i dużego ZUS, każde  w 2 opcjach – płacisz i nie płacisz składki chorobowej, oraz obliczeń dla 2 form opodatkowania: liniowego oraz opodatkowania na zasadach ogólnych ( 2 progi podatkowe zależne od przychodu). Wszelkie założenia zawierają obowiązującą obecnie w 2016 wysokość składek ZUS, NFZ, wysokoś progów podatkowych i skali podatkowej. Założenia te możesz podejrzeć bezpośrednio w arkuszu w zakładce „założenia”, oraz w załączonym zrzucie arkusza w .PDF.

Celowo nie wstawiam w ten artykuł, żadnych liczb czy wyliczeń – bo sytuacja dla tej samej kwoty przychodu, zależnie od ZUS’u jaki musisz opłacać, ponoszonych kosztów, skali opodatkowania jaką wybierzesz może być różna. Aby zobrazować Ci o czym mowa załączam tu 3 pliki PDF w których znajdziesz podsumowanie:

Pobierz plikObliczeń dla pensji miesięcznej 4200 brutto (koszt pracownika). Zakładając dla uproszczenia  – zero kosztów obniżających podstawę opodatkowania oraz zero kosztów „dodatkowych” otwarcia działalności. Wariant 1 – zakłada wystawianie faktur na roczny koszt Twojej pensji brutto, wariant 2 – zakłada wystawienie faktur na całkowity  koszt roczny pracownika jaki płaci pracodawca (Twoje pensja brutto plus koszt pracodawcy), oraz wariant 3 – czyli kwota „pomiędzy” tymi dwoma ( dowolna wprowadzana „z ręki” w arkuszu). Z dokonanych obliczeń wynika, że przy opłacaniu pełnego ZUS (zarówno z chorobowym jak i bez chorobowego) w wariancie pierwszym, zarówno przy podatku liniowym jak i zasadach ogólnych całość wychodzi „na minusie”.

PobierzObliczeń dla pensji miesięcznej  7000 brutto (koszt pracownika). Zakładając tak samo jak wyżej  –zero kosztów obniżających podstawę opodatkowania oraz zero kosztów „dodatkowych” otwarcia działalności. W każdym z trzech wariantów (te same warianty co przy pensji 4200) wychodzisz „na plus”.

Pobierz plikObliczeń dla pensji miesięcznej 7000 brutto (koszt pracownika). Zakładając jednak jakieś koszty odliczane od podatku oraz to, że część z tych kosztów jest dla Ciebie nowa. Obliczenia również dla 3 wariantów… i tu już nie robi się różowo… Część scenariuszy jest korzystna, część się nie opłaca. Zresztą zajrzyj i zobacz…

Mam nadzieję, że załączone powyżej przykłady przykłady przekonają Cię, że „może być różnie” i dlatego potrzebujesz to policzyć dla Twojej konkretnej sytuacji. Policzyć dla Twojego konkretnego biznesu, odzwierciedlając również to jakie koszty ponosisz już na dziś w budżecie domowym, a jakie koszty będą dla Ciebie nowe.

Jak najlepiej skorzystać  z kalkulatora i obliczyć kiedy przejść na swoje?

Bezpośrednio w arkuszu znajdziesz zakładkę, w której jest instrukcja jego wypełniania. Zapoznaj się z nią i wracaj do niej wypełniając i/lub interpretując kolejne zakładki. W połączeniu z tym i poprzednim artykułem stanowi ona całość, która pozwoli Ci policzyć w przybliżeniu opłacalność Twojego biznesu i / lub przejścia z etatu na samozatrudnienie.

Od czego zacząć ?

Jeśli obecnie pracujesz na etacie to:

1. Najpierw policz roczne koszty Twojego zatrudnienia u pracodawcy. W necie znajdziesz wiele dobrych kalkulatorów do tego. Ja osobiście korzystam najczęściej z tego na Money

2. Potem przepisz te dane w zakładkę „Umowa o pracę”

Jeśli obecnie nie pracujesz to spokojnie możesz pominąć te pierwsze 2 punkty i przejść od razu do punktu 3go.

3. W zakładce „Koszty podatkowe” możesz wpisać koszty jakie planujesz odliczać od podatku. Dla uproszczenia, jeśli dopiero planujesz przejście na działalność możesz wpisywać tu kwoty kosztów brutto. Zasada podatkowa jest taka, że jeśli jesteś vat’owcem wpisujesz wartości netto, a jeśli jesteś zwolniony z VAT to brutto. Wpisujesz tu nazwę wydatku, koszt i wybierasz z listy rozwijalnej ile razy w roku planujesz go ponosić a suma liczy się automatycznie. Najprawdopodobniej jakąś część z tych kosztów ponosisz już na dziś w budżecie domowym. Wybierz odpowiednio z listy rozwijalnej czy jest to Twój nowy wydatek czy już go ponosisz w budżecie. Pozwoli to poprawnie potem policzyć twój „bilans gotówkowy” w budżecie domowym

4. Teraz zakładka „Koszty gotówka” – w tej zakładce możesz policzyć ile więcej gotówki wydasz (lub zaoszczędzisz) z budżetu domowego przechodząc na działalność. Przykład – jeśli będziesz pracować z domu a wcześniej w budżecie były wydatki na dojazdy do pracy – to możesz zaoszczędzić. … Jeśli nie masz sprzętu biurowego, będzie trzeba go kupić lub musisz wynająć biuro – wtedy Twoja działalność będzie się wiązać z dodatkowymi kosztami na które będzie trzeba wyłożyć gotówkę … a według mnie, takie dodatkowe koszty, warto też uwzględnić je w kwocie „faktury” jaką wystawisz za swoje usługi. Ponieważ całość kosztów liczymy rocznie – również tu podajesz kwotę i z listy rozwijalnej wybierasz ilość miesięcy ponoszenia wydatku, a suma liczy się automatycznie. Tu także znajduje się źródło wyliczenia korekty gotówkowej do podsumowania ( koszty podatkowe wszystkie uprzednio zostały odjęte od dochodu)

5. Zakładka „Samozatrudnienie”. W tej zakładce wyliczą się składki i podatki jakie zapłacisz prowadząc swoją działalność. Wariant 1 i 2 jako przychód zaciągają automatycznie informacje o Twoim obecnym rocznym wynagrodzeniu brutto pracownika (Wariant 1) oraz o wynagrodzeniu wraz z pełnymi kosztami pracodawcy (Wariant 2). W wariancie 3 w zielone pole możesz wpisać dowolną kwotę a wszystkie wyliczenia dokonają się automatycznie. Także jeśli obecnie nie pracujesz a chcesz dokonać symulacji na podstawie przewidywanych przez Ciebie przychodów – to jest pole właśnie dla Ciebie.

Ten arkusz zawiera wiele formuł uwzględniających obowiązujące zasady naliczania podatków, pomniejszania o koszty, poprawnego naliczania składek ZUS, NFZ. Także, jeśli chcesz, aby obliczenia robiły się automatycznie – nic tu nie zmieniaj. Jedyne pole do wpisania przez Ciebie to pole zaznaczone na zielono. Jeśli nie pracujesz obecnie na etacie to właśnie w to pole wpisujesz kwotę na jaką planujesz wystawiać faktury. Pamiętaj aby była to kwota roczna.

6. Porównanie / Podsumowanie – to zakładka, która pokaże Ci w prosty sposób ile dostajesz na na rękę na etacie a jak będzie to wyglądać przy samozatrudnieniu. W niej zobaczysz wynik całości obliczeń. Jeśli chcesz aby formuły działały poprawnie to również tu nic nie modyfikuj. Podsumy, które automatycznie wypełniają się jako czerwone w nawiasach oznaczają wartości ujemne.

Pamiętaj, że wynik w „samozatrudnienie / tyle zostanie Ci na rękę / Twój dochód w firmie” zawiera koszty odliczane od podatku. Część z tych kosztów jest już w Twoim budżecie domowym i nie odejmowaliśmy ich bezpośrednio od Twojej pensji na etacie. Dlatego wprowadzone jest pole „przepływy pieniężne korekta obliczeń” aby uwzględnić faktyczny wpływ / wypływ gotówki z budżetu domowego. Najbardziej miarodajna (jeśli dokonujesz w swoich obliczeniach symulacji kosztów) będzie pozycja ostatnia: „wynik / Różnica „na rękę” po kosztach otwarcia działalności”.

Jedyne pole jakie możesz wypełnić w tej zakładce to ilość miesięcy jakie planujesz pracować będąc przedsiębiorcą (zaznaczone na zielono). Dzięki temu wyliczysz kwotę faktury miesięczną jaką będziesz wystawiać za swoje usługi. UWAGA: jeśli masz dodatkowe inwestycje do poniesienia (pole „Wynik przepływów gotówkowych” jest na minusie) i chcesz, aby za nie zapłacił Twój klient 😉 to możesz to uwzględnić i ręcznie wypełnić pole „Kwota netto faktury roczna”.. możesz też wpisać tą kwotę w zielone pole w zakładce „Samozatrudnienie”, wariant 3 i wszystko policzy się automatycznie.

7. W arkuszu jest jeszcze jedna zakładka „ZUS założenia samozatrudnienie”  –zawiera ona założenia dotyczące obowiązujących składek i podatków w 2016 roku. Możesz w niej dokonywać zmiany i aktualizacji wysokości składek ( jeśli ulegną zmianie) oraz zmieniać ilość miesięcy przyjętych do założeń wyliczeń. Jeśli będziesz zmieniać ilość miesięcy – pamiętaj, aby dane jakie wprowadzasz w zakładkę „umowa o pracę” były porównywalne. Również tam dokonaj obliczeń biorąc pod uwagę właściwą ilość miesięcy. Zwróć również uwagę, że być może potrzebujesz w tym miejscu dostosować stawkę VAT do swojego typu działalności.


Teraz już wiesz jak wygląda i działa mój arkusz. To jak ? Nie pozostaje nic innego jak zacząć liczyć, aby podjąć decyzje. Polecam też, aby „dać sobie czas” na wypełnianie arkusza. Kilka dni pozwoli Ci lepiej przemyśleć i być może skonsultować szczególnie „plan kosztowy” Twojego nowego biznesu.

Przy okazji tego artykułu chciałam bardzo, bardzo podziękować mojemu koledze Pawłowi, który cierpliwie testował kalkulator…. a także cierpliwie odpowiadał na moje „księgowe rozterki”. Paweł jest właścicielem biura rachunkowego „Ekonomikus” . Paweł, raz jeszcze – wielkie dzięki !

A teraz mam do Ciebie pytanie:

Jak sądzisz, jakie inne powody (poza „nie wiem jak policzyć ile zapłacę ZUS, NFZ, podatku”) powstrzymują osoby przedsiębiorcze przed podjęciem decyzji o otwarciu własnego biznesu?

Podziel się swoim zdaniem w komentarzu 🙂